Redactar oficio de contestación: qué es y cuáles son sus partes

¿No sabes cómo redactar un oficio de contestación y estas en busca de respuestas? Aquí encontrarás todo sobre los oficios, qué es y cuáles son las partes que debe contener el documento para una buena presentación.

Qué es un oficio

Un oficio es un tipo de documento elaborado para la comunicación oficial de consultas, informes, órdenes, acuerdos, felicitaciones, entre otras. Este tipo de documento es utilizado por instituciones públicas o privadas como sindicatos, colegios, ministerios, embajadas, oficinas gubernamentales, entre otros.

Es decir que este tipo de documento es una carta de oficio escrita con el fin de proporcionar una información, pero con una estructura de carácter protocolar.

Qué es un oficio de contestación

Como su nombre lo indica, un oficio de contestación es un documento redactado con una estructura protocolar, con el fin de dar respuesta a un oficio de comunicación, sin importar el objetivo de este.

redactar un oficio de contestación

Partes de un oficio de contestación

La estructura del oficio es similar en los diferentes documentos, bien sea un oficio de contestación o un oficio de solicitud, teniendo así las siguientes partes:

Membrete

Es la primera parte de la estructura en colocar al redactar un oficio. Es el nombre de la institución o empresa remitente, y va colocado en la parte superior del documento.

Lugar y fecha

El lugar de redacción y la fecha (día, mes, año) deben incluirse en la parte superior de la hoja.

Numeración

En este apartado se escriben tres datos al igual que en un memorándum, se coloca la palabra oficio en letras mayúsculas, luego el número de orden del oficio y el año de expedición, además de las siglas correspondientes a la institución.

Destinatario

En este apartado se especifica el nombre completo de la persona a la que va dirigido el oficio de contestación, el cargo y el lugar del mismo.

Asunto

En esta sección se escribe la palabra asunto en letras mayúsculas, continuado de dos puntos para luego redactar un resumen en donde se explica claramente el tema a tratar en el oficio de contestación.

Referencias

Espacio en donde se hace mención de la numeración y fecha del documento al cual se quiere dar respuesta. Al igual que en el caso anterior la palabra referencia se escribe en mayúscula y se continúa seguido de la información.

Cuerpo

Se desarrolla el contenido del oficio de contestación, exponiendo directamente el motivo del mismo. De ser necesario se enumeran los párrafos con relación a las respuestas.

Despedida

En este apartado se debe demostrar cortesía, resaltando la firma y nombre del emisor con la palabra «atentamente».

Firma y pos-firma

La firma se escribe a mano. En la pos-firma se debe colocar el nombre y apellido de la persona firmante acompañado de un sello de la institución.

Iniciales

las iniciales del remitente deben ser colocadas en letra mayúscula, mientras que las de la persona que redacto el documento se escriben letra minúscula.

Anexo

En este apartado se anexa la documentación adicional como imágenes, gráficas, catálogos, entre otros. Los anexos deben tener relación con el artículo.

Distribución

En esta parte del oficio son mencionadas las personas y dependencias a las que va dirigido el oficio. Este apartado suele ser utilizado en los oficios múltiples (dirigidos a varias personas).

Ya tienes todo lo necesario para redactar un oficio de contestación, solo te queda organizar las ideas y empezar a escribir.

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