Memorándum: 12 claves para redactarlo

Cómo redactar un memorándum

El memorándum constituye uno de los formatos administrativos empresariales más importantes para la correcta comunicación entre los departamentos o áreas.

El memorándum es un texto administrativo breve, usado para la comunicación interna en las organizaciones y empresas, entre sus distintos departamentos y miembros.

Si estás buscando información acerca de para qué sirven y cómo se redactan, has llegado al lugar indicado porque te vamos a explicar todo lo que debes saber para redactar un memorándum.

Memorándum: un texto conciso de carácter administrativo

El memorándum es un documento de carácter administrativo, que facilita la comunicación interna formal, entre y hacia los departamentos y el personal de una organización.

Con ello se deja testimonio material y registro de las actividades internas, así como el intercambio de información entre las divisiones de las organizaciones y quienes en ellas laboran.

La estructura del memorándum es definida, con pautas específicas que disminuyen la salutación, y las explicaciones detalladas, dando más importancia a la información que se desea transmitir o comunicar dentro de la empresa u organización.

Lo que debe tener un Memorándum

Un memorándum debe contener lo siguiente:

  • Fecha y lugar de emisión: la misma deja ver desde cuándo tiene efecto y vigencia una resolución y/o a partir de qué fecha se les ha dado a conocer su contenido.
  • Destinatario: especificando el nombre del trabajador o el departamento a quien va dirigido.
  • Asunto: refiriendo el tema central del documento.
  • Cuerpo: expresando con brevedad, calidad y concisión la información que se quiere dar a conocer a los destinatarios.
  • Remitente: con el fin de esclarecer quién envía la comunicación y se responsabiliza por la emisión de la información que hay en ella.
  • Aclaratoria: esta es opcional y se coloca como pie de página, indica la cantidad de copias emitidas del mismo memorándum para su control.

Orden estructural del memorándum

Ya te habíamos dicho que el memorándum tiene una estructura bastante definida y es la siguiente:

  1. Destinatario.
  2. Remitente.
  3. Fecha.
  4. Asunto
  5. Texto breve de contenido.
  6. Firma.

Tipos de memorándums

La cantidad de personas a quien va dirigido el memorándum y su intencionalidad, hace que se diferencien varios tipos y son:

Memorándum Simple o particular

El texto va dirigido a una persona o departamento en particular, para transmitir un mensaje directo a sus competencias y funciones, para la posterior ejecución de acciones.

Memorándum Múltiple

Las misivas van dirigidas a un grupo de personas o departamentos que deben conocer o recordar un asunto específico y que es de interés común, establecido este por el compartimiento o secuenciación de funciones y competencias.

Memorándum General

Este tipo de memo es de carácter general y se dirige a todos los departamentos para el conocimiento de sus miembros. Puede ser informativo o participatorio de situaciones, cambios o exigencias.

Memorándum de entendimiento

Este tipo de Memorándum tiene aplicaciones particulares entre las empresas en su área legal, y entre las naciones en el área diplomática.

Se redacta a manera de contrato sin tener su efecto jurídico. El objetivo del mismo es hacer constar que las partes involucradas en él, están dispuestas a realizar acuerdos bilaterales futuros, que sirvan de base para la realización de contratos y acuerdos.

12 claves para redactar un Memorándum

  1. Identifícalo de forma resaltante usando las palabras <Memorándum, Memoranda, Memorándum o Memorando>, escrito en letra mayúscula en su totalidad. De preferencia a modo de título identificativo.
  2. Incluye el membrete identificativo de la empresa, si el departamento tiene un membrete aparte colócalo, esto le da mayor formalidad.
  3. Escribe de forma puntual, no detalles explicaciones mayores en él. Esta misiva es un texto administrativo corto, breve y de fácil lectura.
  4. Usa un lenguaje respetuoso, formal y directo, escribe sin mayores tecnicismos, pero en forma clara, usa palabras que no den cabida a dudas, o interpretaciones diversas. Debe ser de fácil comprensión e interpretación.
  5. No incluyas formalismos de salutación o despedidas, pero no pierdas el tono de respeto.
  6. Elabora copias para que los destinatarios firmen una en señal de haber recibido la comunicación.
  7. Sé cuidadoso al datar el escrito, especifica el lugar y la fecha de forma clara.
  8. Emite memorándum sin enmiendas ni tachaduras y como en todo escrito cuida la ortografía.
  9. Coloca siempre la firma, da validez al documento, al igual que el sello.
  10. Evita exceder su tamaño a media hoja carta.
  11. Si haces que el memorándum circule de modo electrónico, es importante sea enviado cumpliendo los mismos parámetros y se solicite el acuse de recibo por el mismo. Es recomendable tenga firma digital y esté hecho en un formato que no permita modificaciones en él.
  12. No coloques un cierre, ya que el memorándum no contiene un párrafo de cierre, se transmite la información y se concluye con la firma y el sello.

5 usos del memorándum

El memo tiene varios usos y estos son los cinco más importantes:

  1. Invitar a un evento específico dentro de una organización o institución.
  2. Felicitar a un departamento o miembro por un logro obtenido.
  3. Ordenar la entrega de requisitos o tareas específicas.
  4. Informar nuevas disposiciones o requerimientos.
  5. Amonestar tras el incumplimiento de tareas, funciones o competencias.

Ejemplos de Memorándum

Memorándum Informativo Simple

Perú, Lima. 20 de septiembre de 2014

 

Memorándum N.º 148-019

Dra.: Lina Carrizo

Gerente General de compras

 

Asunto: Curso de Capacitación

 

Por medio de la presente se convoca a todos el talento humano del área de finanzas y administración a participar en el curso de capacitación “Instrumentos digitales de Administración y Finanzas” que se realizará el próximo día viernes 22 de septiembre del año en curso, en el Salón de Conferencia “Pedro Carreño” de la empresa, iniciando a las 8:30 am y finalizando a las 15:00 pm, con un descanso alimenticio entre las 12:00 y 13:00 horas.

Es importante contar con su asistencia.

 

Atentamente

Martina Mascuyo de Bernáldez

Gerente de Talento Humano

Memorándum por incumplimiento de compromisos

Transportes Terrestres Londoño, Mercado y Plazas S.A de C.V

C Director General

Presente:

 

Por medio del presente, quien suscribe Robert Jesús Billo Davalillo, como representante ejecutivo autorizado, se le hace de su conocimiento que a la fecha siendo hoy 28 de agosto de 2020, no se ha recibido ninguna entrega en relación con los suministros adquiridos el pasado 12 de agosto del año en curso, y que por medio de su empresa de transportes se debió trasladar de la ciudad de Santa Elena de la Cruz, hasta la Ciudad de Mar de Calma.

Aclaro plenamente que la transacción de compra de suministros consistente en material de papelería y equipos técnicos para la digitalización e impresión de libros de texto escolares, fue realizada por nuestros ejecutivos radicados en esa ciudad y se aseguraron de que sus empleados la recogieran para el traslado.

Le recuerdo que los suministros ocupan en su totalidad un remolque de enganche simple.

Han pasado ya 16 días y no tenemos noticia alguna de dichos suministros, ni el estatus de su traslado, requiriendo de usted como responsable de la empresa de transporte tome las acciones necesarias para darnos respuesta y la correspondiente resolución de la situación.

Aclaramos plenamente que se adquirió y firmó la póliza que Transportes Terrestres Londoño, Mercado y Plazas S.A. de C.V. proporcionó para garantizar la entrega a tiempo e integridad de los insumos.

Esperamos una respuesta pronta en relación con el paradero de los insumos, esperando se trata de un inconveniente por la actual situación climática, además de que ya se les había hecho una solicitud de información previa de la que aún no se recibe respuesta.

Ciudad de Mar de Calma, 28 de agosto de 2020

Robert Jesús Billo Davalillo

Ejecutivo representante de asuntos Jurídicos

Esperamos que la información te haya sido muy útil y hayas aprendido cómo redactar un memorándum correctamente. Déjanos saber en los comentarios qué otra cosa te gustaría aprender a redactar y escribir o visita nuestro blog donde encontrarás otras entradas de interés.

¡Hasta la próxima entrada mis redactores! No te olvides de comentar y compartir este artículo.

Deja un comentario