Cómo redactar una invitación a un evento

Existen diferentes tipos de eventos, por lo que cada invitación debe estar en el mismo tono del evento al que se está invitando. No solo el formato es importante, sino también el mensaje que lleva, y la forma en la que está escrita.

Las invitaciones pueden decirnos que tipo de evento es el que se va a realizar, si se trata de una cita formal, laboral, social, académico, e incluso el tema que tendrá, así como también el sitio y la hora,  datos que obviamente, no deben faltar en ninguna invitación.

Así como se pone atención a cada detalle de nuestras fiestas o eventos, las invitaciones también ameritan interés a los detalles, ya que una invitación mal escrita o con errores no te dejará bien parado.

Consejos para redactar una carta de invitación

No hay una sola manera de escribir una carta de invitación, por lo que te dejaremos algunos consejos prácticos que te permitirán escribir una invitación.

  • Las invitaciones son breves, no debes excederte en la extensión.
  • Las invitaciones a eventos formales deben llevar el nombre del invitado. Si se trata de un evento laboral, además del nombre debe contar con el cargo, o el título que ostenta el invitado: Licenciado Juan Pérez; Abogado Luis Alcalá, etc.
  • Asegúrese de incluir el nombre de la empresa bien escrito y completo de la empresa a la que está invitando a su evento: CEO de la empresa XXX, Presidente de la corporación XXX.
  • Elija un lenguaje que refleje la formalidad de su evento. Si se trata de una fiesta o actividad de tomo informal, elija palabras más casuales e íntimas.
  • Recuerde que siempre puede contratar los servicios de una empresa dedicada a la creación y diseño de invitaciones. Igualmente debe considerar que el texto presentado por la empresa puede ser modificado y personalizado.

Cada invitación puede modificarse y el encargado del evento podrá darle su toque personal, si así lo considera.

  • No olvides de dar la información requerida, como lugar, fecha y hora, además del motivo de la actividad a la que se está invitando: inauguración de una sede, bautizo de un libro, fiesta de cumpleaños, unión eclesiástica, etc.
  • Tenga la lista de invitados a la mano, esto le ayudará a evitar errores de cualquier índole.
  • Siga las tendencias. El uso de la tecnología ha tocado la forma en la que vivimos actualmente. Si bien antes no se hubiera pensado colocar una dirección web en una invitación, o entregar invitaciones digitales, hoy en día forman parte de las nuevas tendencias.
  • Analice si su evento se presta para alguna de estas situaciones y no tenga miedo de experimentar.
  • Envíe su invitación con tiempo. Recuerde que las personas, las instituciones cuentan con agendas apretadas, si quiere que nadie falte a su evento, debe enviar con una semana de anticipación, para que todos tengan tiempo de hacer tiempo y poder asistir.

Redacción adecuada de invitaciones y ejemplos

Toda redacción para una invitación a un evento debe contar con detalles básicos, como los que ya hemos expuesto, fecha, hora, lugar, código de vestimenta, tipo de evento y temática de tenerla.

Igualmente puede incluir datos como nombre de los anfitriones, el nombre del invitado al que va dirigida la invitación, si es solo a esa persona o puede llevar a la familia, en todo caso se debe expresar cuantas personas pueden asistir como acompañantes.

Ejemplo de redacción de invitaciones a eventos:

Si estás buscando modelos para cartas de invitación a eventos, anexamos algunos modelos que podrán adecuarse a cualquier situación, solo bastará ingenio, creatividad y ánimo para que nuestros textos se amolden al evento que vas a realizar.

Ejemplo 1

Estimado (Señor, título, cargo + el nombre de la persona),

Nosotros (nombre de la empresa que organiza el evento) tenemos el placer de invitarle a usted junto con su familia a (nombre del evento al que se está invitando) la cual tendrá lugar el (fecha del evento), en (dirección del evento).

Atentamente,

Ejemplo 2

    Estimado [señor (a)],

    Es un placer invitarlo a participar en (nombre del evento), el cual se llevará a cabo en (Nombre del lugar) el (Fecha del evento) a las (Hora del evento).

Al ser uno de nuestros aliados/socios comerciales, será una distinción para nosotros poder contar con su presencia en este evento. Además de tener la oportunidad de agradecerle por su participación dentro de nuestra compañía.

    Esperamos contar con su presencia, y que pueda confirmar su asistencia al evento antes de (fecha de confirmación).

   Atentamente, _______________________

Cómo enviar cartas de invitación

Las cartas de invitación deben entregarse en un lapso de al menos siete días antes del evento, esto te ayudará a que el invitado tenga la oportunidad de hacer un espacio en su agenda para poder asistir.

Enviar la invitación con algo de tiempo también te permitirá poder confirmar la asistencia de cada uno de los invitados al evento.

Sin embargo debes tener en cuenta que si la envías con demasiada anticipación, corres el riesgo de que el invitado olvide el evento y no asista. Es pr esto que no debe ser enviada ni muy temprano ni muy tarde.

Expertos en planeación de eventos y fiestas recomiendan que el tiempo estimado está pautado entre 10 y cuatro días. En lo que respecta al ámbito laboral, de llegar en lunes, momento en el que se planifica la agenda de la semana, sería útil.

La forma de hacerlo dependerá de la circunstancia. Si se trata de un evento formal del tipo académico, empresarial, de negocios, sociales, etc, cada invitación puede ser enviada a la sede de la empresa a la que se está invitando, si por otro lado, se trata de un evento más informal, podrán entregarse en persona.

Inspírate para hacer tu propia invitación

En internet lo encontramos todo. Si, lo que no encuentres en internet es porque no existe, así que si lo que estás buscando es inspiración para realizar las invitaciones de tu evento, te dejamos algunos sitios que puedes visitar para tal fin.

Si buscas diseños hay aplicaciones que cuentan con plantillas que podrás utilizar según tu evento.

Algunas de las aplicaciones que podrás servirte para esto son Canva, allí podrás diseñar tus invitaciones por tu propia cuenta; Pinterest, es una red social en la que podrás conseguir millones de ideas; Event Manager Blog, se trata de un blog para planeación de eventos, seguramente conseguirás ideas allí; Hongkiat, no solo tienen ideas geniales, sino que además conseguirás tutoriales y paso a paso, ideales para ti.

Si ya has resuelto el tema gráfico, pero el texto te sigue costando, te invitamos a visitar algunos sitios web donde podrás conseguir modelos de cartas de invitación que podrás usar.

Canva es la líder en la redacción y creación de post, cartas, y otros. Evite, Adobe Spark y Template.net son algunos sitios web que te ofrecen plantillas predeterminadas que podrás adaptar a tu evento.

Ejemplo de carta de petición en Word para descargar

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