Cómo redactar una carta de reclamación

Realizar un reclamo o queja de manera formal y por escrito, requiere que el texto incluya distintos aspectos para que la correspondencia cumpla su misión de trasmitir la inconformidad con el producto o servicio que ha causado insatisfacción.

Si buscas conocer lo que la carta de reclamación debe incluir, continúa leyendo, estás en el lugar indicado.

¿Cómo redactar una carta de reclamo de forma correcta?

Si te dispones a redactar una carta de reclamación, debes seguir estas indicaciones:

  • Lo primero es poner en orden las ideas para poder dejar en claro lo que se busca manifestar y por qué.
  • Escribe de manera precisa y concisa, aunque los detalles son buenos, asegúrate de darlos en los aspectos que corresponde.
  • Pese a que el reclamo se produce por una inconformidad cargada de subjetividades, la carta debe ser objetiva e imparcial, evita manifestar sentimientos, insultos, emociones y amenazas en el texto.
  • Evita los preámbulos y explicaciones, expón los motivos de la reclamación, esta es la parte de la carta que debe llevar más detalles, hacerlo con claridad y de manera directa evitará generar en el destinatario ambigüedades y confusiones.
  • Comienza la carta especificando la ubicación y la data, en la parte superior derecha escribe el lugar y la fecha de expedición, preferiblemente en orden de día, mes y año.
  • Especifica el destinatario, dejando en claro a quien diriges la misiva, si tienes poca claridad de ello, usa la frase “a quien corresponda” o “a quien le competa”.
  • Describe los hechos que te llevan a hacer el reclamo, de forma detallada pero puntual, de preferencia mantén un orden cronológico.
  • Plantea la necesidad, indica lo que requieres con el reclamo que estás dejando, es importante hacerlo para poder canalizar la solución requerida.
  • Agradece la atención y el tiempo que se dedica para atender al reclamo.
  • Abre un canal de comunicación para tener respuesta, debes completarlo con tus datos de contacto incluyendo números de teléfono y correo.
  • Incluye todos tus datos de contacto para que sea más fácil que te localicen y te ofrezcan una solución o respuesta.
  • Coloca la firma de forma autógrafa al final para mayor formalidad.
  • Anexa las pruebas que tengan y correspondan al reclamo, nómbralas en el cuerpo del reclamo, al final de la carta coloca la palabra “Anexo” seguida de dos puntos, seguido a ello explica de qué se tratan y adjunta fotocopias aparte de estas.

Partes de una carta de reclamación

Como se trata de una misiva, la carta de reclamación sigue pautas similares y son:

  • Domicilio: incluye el lugar y la fecha dónde reside el emisor de la queja, anexando el código postal.
  • Emisor: incluye los nombres y apellido de quien emite la queja y sus datos de identificación y contacto (se puede incluir en el cuerpo del texto de forma natural)
  • Destinatario: nombre de la persona, cargo en la empresa, nombre de la empresa, domicilio de la empresa, incluyendo ciudad, estado y código postal.
  • Saludo: se puede iniciar con las palabras “estimado” o “respetado”, seguido del apellido destinatario.
  • Cuerpo del texto: incluye la queja, la exposición de motivos y el planteamiento de soluciones, en orden cronológico y con todos los datos correspondientes.
  • Despedida: recalcando que se desea una solución satisfactoria.
  • Firma del emisor.
  • Anexos.

¿Cuándo redactar una carta de reclamación?

Una carta de reclamación puede ser escrita en determinados momentos y/o circunstancias, estos pueden ser por falta de pago, sobrecarga de facturaciones, ruidos molestos, deficiencia en los servicios prestados, mala calidad de un producto, oferta engañosa, asuntos académicos, entre otros.

También se utiliza para reclamar sobre servicios y productos de entidades bancarias, asuntos laborales, devoluciones de productos, aumento de precios, abuso de autoridad, incumplimiento de contrato o garantías, productos defectuosos, y otros similares.

6 recomendaciones para escribir una carta de reclamación

Sigue estas seis recomendaciones para que escribas una carta de reclamación de forma correcta y que exponga de manera adecuada tus quejas y/o reclamos.

  1. Realiza un borrador, ordena en él tus ideas plantéate preguntas ¿Qué quieres reclamar? ¿Qué quieres lograr con la queja? ¿Qué alternativas de solución esperas?
  2. Evita escribir estando enojado por la situación que origina el reclamo, de esta forma serás más objetivo al redactar.
  3. Evalúa pros y contras al realizar el reclamo, no siempre se obtendrá una respuesta satisfactoria, debes prepárate para ello.
  4. Escribe de forma correcta e impecable, cuidando la ortografía y la gramática, si la carta de reclamo incluye datos bancarios asegúrate de que sean correctos.
  5. Manifieste su reclamo y propuesta de solución con seguridad, demuestre que tiene razón justificada para reclamar.
  6. Busque los amparos de su reclamo, además de las pruebas que puede anexar, consulte las los organismos de protección al consumidor que pueden apoyarle en su reclamo.

Ejemplos de cartas de reclamación

Carta de reclamo bancario

Juangriego, 28 de mayo de 2015

Sres.: Consorcio Mercantil C.A

Atención: Lcda. Carmen Hernández

Gerente de productos y Servicio

Juangriego, Estado Nueva Esparta CP: 6302

Respetada Lcda. Hernández, reciba un cordial y respetuoso saludo.

Quien suscribe Darío Antonio Jiménez Zorra, titular de la C.I. N.º ________________, cliente de la institución desde hace 20 años, como cuentahabiente y tarjetahabiente, me dirijo a usted en oportunidad de manifestar mi inconformidad por el cobro no autorizado de cuotas correspondientes a una póliza de seguro que no he contratado con el Multiservicio Seguros Mercantil C.A., los cuales han sido debitados de mi cuenta corriente N.º 0105.0262.02095458.03, de los cuales anexo estado de cuenta para su verificación.

Informo que dicha póliza de seguros me fue ofrecida por promotoras de la empresa a través del contacto telefónico, donde manifesté mi deseo de no contratarla, agradezco de usted los buenos oficios para anular la misma y gestionar el reembolso de $ 1.200,00 que me fueron debitados en dos cuotas con numeración de operación 02890 y 01896, ambas en fecha 25 de los corrientes.

Agradecido de su tiempo para recibir y gestionar el reclamo, y esperando sea resuelto a la brevedad posible,

Atentamente.

Darío Antonio Jiménez

Documento de identidad

Contacto:

Anexo: Copia de los estados de cuenta.

Carta de reclamo por productos defectuosos

San Joaquín, 14 de julio de 2012

Sres.: Servicio de Televenta y mercadeo Factory Power C.A

A quien tenga competencia

Gerencia de Ventas telemáticas

Casiquiare, Mérida 126302

Reciba un cordial saludo.

Por medio de la presente, quien suscribe Laura Morelia de Benítez González, con DNI LM25238454D, solicito sea aceptada la devolución del producto Bicicleta elíptica estacionaria, modelo Alpha 1218-Roja, la misma ha sido entregada el pasado 10 de julio, y al tratar de ensamblarla para su uso tiene un faltante de 6 tornillos de ajuste y las fundas protectoras de su soporte base, además de tener la pintura en mal estados con rayones.

He pagado por ella a través de mi tarjeta de débito del Banco Rubrica Maestro 5402.2836.4555.3517.1444 la suma de $ 400,00, pido sean devueltos por completo depositándolos a la brevedad posible al número mencionado, más los gastos cobrados por envío que suman $40.00, parta un total de $440.00.

La garantía del producto, aclara que cualquier devolución debe hacerse en veintiún días hábiles a partir de la entrega, por tanto estoy en el lapso correspondiente.

Agradecida de su tiempo, y esperando la el reintegro a la brevedad posible,

Atentamente.

Laura Morelia de Benítez González

Contacto:

Recuerda que la carta de reclamación es un instrumento de comunicación formal que en algunos casos puede llegar a tener un papel administrativo y legal.

Además, es verdaderamente útil para manifestar las quejas por inconformidad que un producto o servicio generan, lo que demanda que su redacción sea explicativa y precisa.

Nos vemos en la siguiente entrada, recuerda visitar nuestra sección blog para más artículos.

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