Cómo redactar una carta de reclamación

Realizar un reclamo o queja de manera formal y por escrito, requiere que el texto incluya distintos aspectos para que la correspondencia cumpla su misión de trasmitir la inconformidad con el producto o servicio que ha causado insatisfacción.

Si buscas conocer lo que la carta de reclamación debe incluir, continúa leyendo, estás en el lugar indicado.

¿Cómo redactar una carta de reclamo de forma correcta?

Si te dispones a redactar una carta de reclamación, debes seguir estas indicaciones:

• Lo primero es poner en orden las ideas para poder dejar en claro lo que se busca manifestar y por qué.
• Escribe de manera precisa y concisa, aunque los detalles son buenos, asegúrate de darlos en los aspectos que corresponde.
• Pese a que el reclamo se produce por una inconformidad cargada de subjetividades, la carta debe ser objetiva e imparcial, evita manifestar sentimientos, insultos, emociones y amenazas en el texto.
• Evita los preámbulos y explicaciones, expón los motivos de la reclamación, esta es la parte de la carta que debe llevar más detalles, hacerlo con claridad y de manera directa evitará generar en el destinatario ambigüedades y confusiones.
• Comienza la carta especificando la ubicación y la data, en la parte superior derecha escribe el lugar y la fecha de expedición, preferiblemente en orden de día, mes y año.
• Especifica el destinatario, dejando en claro a quien diriges la misiva, si tienes poca claridad de ello, usa la frase “a quien corresponda” o “a quien le competa”.
• Describe los hechos que te llevan a hacer el reclamo, de forma detallada pero puntual, de preferencia mantén un orden cronológico.
• Plantea la necesidad, indica lo que requieres con el reclamo que estás dejando, es importante hacerlo para poder canalizar la solución requerida.
• Agradece la atención y el tiempo que se dedica para atender al reclamo.
• Abre un canal de comunicación para tener respuesta, debes completarlo con tus datos de contacto incluyendo números de teléfono y correo.
• Incluye todos tus datos de contacto para que sea más fácil que te localicen y te ofrezcan una solución o respuesta.
• Coloca la firma de forma autógrafa al final para mayor formalidad.
• Anexa las pruebas que tengan y correspondan al reclamo, nómbralas en el cuerpo del reclamo, al final de la carta coloca la palabra “Anexo” seguida de dos puntos, seguido a ello explica de qué se tratan y adjunta fotocopias aparte de estas.

Partes de una carta de reclamación

Como se trata de una misiva, la carta de reclamación sigue pautas similares y son:

• Domicilio: incluye el lugar y la fecha dónde reside el emisor de la queja, anexando el código postal.
• Emisor: incluye los nombres y apellido de quien emite la queja y sus datos de identificación y contacto (se puede incluir en el cuerpo del texto de forma natural)
• Destinatario: nombre de la persona, cargo en la empresa, nombre de la empresa, domicilio de la empresa, incluyendo ciudad, estado y código postal.
• Saludo: se puede iniciar con las palabras “estimado” o “respetado”, seguido del apellido destinatario.
• Cuerpo del texto: incluye la queja, la exposición de motivos y el planteamiento de soluciones, en orden cronológico y con todos los datos correspondientes.
• Despedida: recalcando que se desea una solución satisfactoria.
• Firma del emisor.
• Anexos.

¿Cuándo redactar una carta de reclamación?

Una carta de reclamación puede ser escrita en determinados momentos y/o circunstancias, estos pueden ser por falta de pago, sobrecarga de facturaciones, ruidos molestos, deficiencia en los servicios prestados, mala calidad de un producto, oferta engañosa, asuntos académicos, entre otros.

También se utiliza para reclamar sobre servicios y productos de entidades bancarias, asuntos laborales, devoluciones de productos, aumento de precios, abuso de autoridad, incumplimiento de contrato o garantías, productos defectuosos, y otros similares.

6 recomendaciones para escribir una carta de reclamación

Sigue estas seis recomendaciones para que escribas una carta de reclamación de forma correcta y que exponga de manera adecuada tus quejas y/o reclamos.

1. Realiza un borrador, ordena en él tus ideas plantéate preguntas ¿Qué quieres reclamar? ¿Qué quieres lograr con la queja? ¿Qué alternativas de solución esperas?
2. Evita escribir estando enojado por la situación que origina el reclamo, de esta forma serás más objetivo al redactar.
3. Evalúa pros y contras al realizar el reclamo, no siempre se obtendrá una respuesta satisfactoria, debes prepárate para ello.
4. Escribe de forma correcta e impecable, cuidando la ortografía y la gramática, si la carta de reclamo incluye datos bancarios asegúrate de que sean correctos.
5. Manifieste su reclamo y propuesta de solución con seguridad, demuestre que tiene razón justificada para reclamar.
6. Busque los amparos de su reclamo, además de las pruebas que puede anexar, consulte las los organismos de protección al consumidor que pueden apoyarle en su reclamo.

Ejemplos de cartas de reclamación

Carta de reclamo bancario