La carta de justificación es un escrito que manifiesta razones que impiden efectuar una tarea previamente definida.
Cuando ocurre un suceso que imposibilita cumplir una actividad rutinaria como la asistencia a la escuela, ya sea para dictar o recibir clases o realizar un trabajo administrativo, es necesario manifestar el suceso que lo imposibilita.
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Lo significativo es que, en todos los casos, tiene la misma estructura, varía en detalles muy pequeños y se debe cumplir con las regulaciones establecidas,
Si requieres redactar un justificante y quieres hacerlo formalmente, ten presente que puede tener implicaciones legales. Quédate en este espacio y te mostraremos los contenidos y las situaciones donde y como utilizarlo.
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¿Qué es un justificante?
Los justificantes de ausencia formales, son documentos de carácter privado, que pueden ser de dos tipos, internos o externos, dentro de una organización.
Se diferencia de un permiso, es que este último se debe realizar con antelación el evento a justificar, mientras que este es posterior al suceso.
Son dirigidos al superior jerárquico si es una organización estructurada al Supervisor y al Gerente de Personal. Y en caso de una organización escolar al Director del centro educativo o al maestro del grado donde asiste el estudiante.
Se realiza como parte del proceso, con el propósito de mantener al tanto a la institución, sobre las causas que impidieron acudir a las actividades rutinarias, ya sea laboral o educativa.
El Justificante es una exposición de motivos, los eventos que deben registrar son tales como presentarse ante una autoridad oficial, realizar trámites que requieren la presencia de una de las partes, evento luctuoso o causa de fuerza mayor.
En otros casos, situaciones inmanejables como accidentes o emergencias de salud, en fin, las causas que motivaron la ausencia a las labores habituales en forma inesperada.
Situaciones que requieren utilizar un justificante
Cuando existen relaciones formales en las actividades rutinarias es necesario justificar las ausencias intempestivas, estas relaciones que requieren justificación de ausencia pueden ser de tres tipos:
- En el ambiente colegial: cuando un estudiante o un maestro no asiste a sus actividades escolares por causas inesperadas.
- En el sector laboral: en situaciones como, no presentarse a sus labores o debe abandonar el sitio de trabajo en forma intempestivas o por causa mayor.
A la hora de presentar los justificantes de faltas o inasistencia, las organizaciones tanto laborales como educativas tienen formatos preestablecidos, creados para tal fin, los mismos solo tienen que ser rellenados con la información solicitada.
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Por otra parte, se presentan situaciones donde se requerirán documentación o datos de soporte que acompañen el justificante, como datos del médico o clínica que atendió el evento o constancia del hecho, con la firma de la autoridad que intervino en el suceso.
Todo va a depender de la manera como cada centro escolar gestiona las ausencias.
Redacción de justificante
En caso de dirigirte a un centro educativo que carezca de formatos preestablecidos, para presentar los motivos en la justificación de la ausencia, se debe preparar un documento sencillo siguiendo la estructura que se detalla a continuación:
- En el tope con un margen adecuado se coloca el lugar y fecha donde se elabora el justificante
- En un segundo nivel se indica el destinatario del documento y su cargo dentro de la organización.
- El asunto a tratar, por ejemplo: “Inasistencia a clases del estudiante XXXX”.
- Redacción del cuerpo del justificante, aquí es donde se exponen los motivos que imposibilitaron realizar la actividad escolar rutinaria y la justificación presentando los detalles del evento.
- Tan detallado como sea necesario, con un léxico apropiado, sin ornamentos ni redundar y directo, coloca quien atendió el evento, sitio, fecha, hora y el suceso.
- Una redacción respetuosa produce mejores efectos a la hora de tomar decisiones, ten siempre presente a quien le diriges la comunicación, la posición dentro de la escuela.
- El cierre es muy importante, da la formalidad debida, si no pudiste comunicarlo por otra vía al momento del suceso, presenta la disculpa debida, plantea que se debe hacer para enmendar la situación.
- En caso de que haya creado un problema mayor en otra instancia, qué medidas tomar en lo sucesivo.
- Agradecimiento, por la atención prestada a ese documento y maneja la posibilidad de ser contactado para resolver cualquier duda o aclaración, en caso de que se presente.
- Indica con un “sin otro particular al cual hacer referencia, se despide de usted, atentamente”, firma y nombre completo y teléfono de contacto.
- Si hay documentación anexa, detalla los documentos que acompañan el justificante.
Puntos importantes de un justificante
Existen elementos cruciales en un justificante que ameritan tenerlos siempre presente, entre otros:
La entrega del justificante debe hacerse personalmente mientras se pueda, no espere mucho tiempo para la entrega, lo ideal a la brevedad posible.
Utiliza un lenguaje respetuoso y neutro, sin faltas de ortografía y léxico adecuado, expresiones directas y detallar solo lo necesario.
Para formular las ideas que deseas notificar, es preferible usar párrafos cortos y definidos.
Si el justificante lo acompañas con la documentación de soportes, estas deben estar en buen estado, limpio y las fotocopias en caso de requerirse deben estar nítidas y legibles.
Conclusión
Es necesario tener siempre presente los procedimientos usados para presentar los justificantes, muchos centros educativos, tienen los procedimientos escritos.
Y cada comienzo de año escolar, las comunican a los padres y representantes para que, al momento de ocurrencia de un evento inesperado, conozcan cómo actuar y a quién dirigirse.
Este es vital para el desempeño óptimo de la escuela, los maestros, directivos, los padres y representantes, manejar reglas claras y procedimientos adecuados.
De la misma forma es conveniente, presentar los hechos con evidencias significativas, que la información sea veraz y además, en forma oportuna que no deje lugar a dudas sobre la seriedad del justificante.
Procura entregar una copia para que la firmen en señal de recibido por la institución, donde aparezca sitio, fecha y persona que la recibe, será tu constancia de entrega del Justificante.