Cómo redactar un Informe de Auditoría Interna

Las organizaciones de distintos sectores, tamaños y niveles, acuden a los procesos de auditorías internas para conocer de primera mano su funcionamiento, y determinar hacia qué deben apuntar para mejorar, cambiar y evitar riesgos.

Los descubrimientos resultantes de la auditoria interna deben ser presentados en un informe, que sirva de base y respaldo a las organizaciones, para planear y ejecutar las medidas y acciones correspondientes.

¿Por qué hacer un informe de auditoria interna?

Los informes de auditoría interna se hacen para registrar y presentar sus resultados, facilitando ubicar de forma más rápida y precisa las áreas y/o procesos que requieren atención por presentar amenazas, riesgos y debilidades en la organización.

Los descubrimientos y los resultados de la auditoría son más fáciles de visualizar, comprender e interpretar por la alta gerencia a través de los informes de auditoría interna, y son punto de partida para la planificación y ejecución de los correctivos necesarios.

Un documento formal de gran utilidad

El informe de auditoría interna es un documento formal que esboza los resultados de la auditoría, permitiendo al auditor interno, mostrar las áreas que evaluó, destacando los aspectos positivos, los aspectos negativos y las conclusiones a las que llega tras el proceso completo.

Debe ser redactado con objetividad y de manera detallada, bajo una visión imparcial y realista. Sirviendo como guía para direccionar las acciones gerenciales y directivas; enfocándose en identificar las oportunidades de mejorar.

¿Qué se debe incluir un informe de auditoría interna?

• Nombre de la Organización, dando a conocer detalladamente la organización, empresa o institución a la que se le realiza el proceso de auditoría.
• Lugares y fechas, la auditoría, el proceso puede tomar más de un día, por lo que es importarte detallar las fechas y los lugares o departamentos auditados en cada fecha, y los responsables.
• Objetivo de la auditoría, especificando si se trata una auditoría periódica o una auditoría de seguimiento de la puesta práctica de las acciones correctivas y/o recomendaciones.
• Alcance de la auditoría, dejando ver en detalle los departamentos auditados y las funciones de éstos que son incluidas.
• Criterios de la auditoría, presentando los estándares que se consideran en la auditoria.
• Resultados, mostrando las evidencias de los hallazgos del proceso de auditoría, pueden clasificarse en positivos y negativos o de acuerdo a su severidad en leves, moderados y graves.
• Culminación, resumiendo los resultados de la auditoría, la forma en la que fue llevada, los obstáculos, las áreas que no fueron auditadas y las acciones a tomar.

8 claves a para elaborar un informe de auditoría interna

• Dale la mejor presentación posible, coloca una portada identificativa de gran calidad.
• Identifica el informe, colócale título, especificando el alcance de la auditoría, el responsable y las fechas de ejecución, inicio y fin. del proceso;
• Presenta el informe, crea una introducción, destaca una visión general del proceso de auditoría, su duración, en qué se soporta.
• Realiza un resumen ejecutivo, de manera específica presenta los resultados de la auditoría, describe los aspectos que fueron auditados, también los objetivos y alcances del proceso. Detalla todas las actividades hechas desde el inicio hasta la culminación. y fecha de inicio y conclusión.
• Coloca una definición de términos, define los términos técnicos o de complejidad que obligatoriamente hayas tendido que usar, es muy importante hacerlo, ya que el informe debe ser de fácil lectura.
• Presenta el Plan de Auditoría, coloca al auditor líder y sus calificaciones, haz lo mismo con los demás auditores del equipo, prosigue con la presentación descriptiva de los documentos evaluados y las personas entrevistadas. Incluye las etapas por las que atravesó la auditoría y los criterios utilizados para seleccionar los documentos evaluados y las personas entrevistadas.
• Relata los hechos de forma descriptiva, detalla todo lo que se ha encontrado, especifica los estándares y crea notas especiales de los puntos de desacuerdo describiendo los hechos y las evidencias constatadas.
• Da a conocer las sugerencias y/o recomendaciones, detallando los aspectos que deben mejorarse y sugiriendo las posibles formas de hacerlo, y llevar con ellas a mejorar el funcionamiento, productividad y competitividad de la organización, donde fue hecho el proceso auditor. Escribe de forma específica, con claridad deja ver con claridad los aspectos que son necesarios mejorar.

4 cosas que no debes hacer al redactar un informe de auditoría interna

1. Culpabilizar a los miembros del equipo, el informe debe establecer lo que ha encontrado de forma objetiva, determinando responsabilidades departamentales, pero no culpas.
2. Generalizar la situación, aunque el problema puede afectar el funcionamiento general de la organización es muy importante no enfrentar el problema de forma generalizada o masiva.
3. Colmar la redacción de terminología rebuscada y técnica, que haga del informe un documento de difícil lectura, cuyos resultados sean confusos o de difícil interpretación.
4. Cargar los resultados de subjetividad, llenándolo de juicios y críticas.

4 cualidades de los informes de auditorías que te permiten conocer que está bien hecho

• El informe ha generado en el cuerpo gerencial de la organización un gran impacto, permitiéndoles conocer las áreas con problemas y las sugerencias para mejorarlas; es de fácil lectura
• Es un informe de extensión adecuada, redactado de manera objetiva y sencilla, sin dejar de precisar los detalles necesarios para conocer los resultados del proceso de auditoría.
• Está estructurado de forma que el mensaje principal es entendido fácilmente y se complementa de las informaciones detallas en él de manera complementaria, muestra distintas secciones, lo que permite localizar de forma rápida los puntos de interés de cada lector.
• Permite dar seguimiento a las acciones correctivas y recomendaciones planteadas, gestionando el sistema de calidad que debe poseer la organización.

El informe de auditoría interna precisa presentar los resultados del proceso de forma clara y objetiva, para que los gerentes y demás miembros del equipo directivo comprendan la situación afectada y las formas de mejorarla.