Cómo redactar un informe de actividades de trabajo

En una institución, empresa, ente gubernamental y cualquier organización, se deben elaborar constantemente informes de trabajo o reportes para informar sobre una o más actividades realizadas en un momento determinado.

En esta ocasión, hemos elaborado una entrada cuyo propósito es dejarte una serie de consejos y una guía orientadora, para que sepas como redactar un informe de actividades o trabajo. Adicional a ello veremos una definición de lo que es un reporte de actividades, que elementos debe contener y cuál es la importancia del mismo.

¿Cómo debe redactarse un informe de actividades?

Un buen informe de actividades debe ofrecer detalles claros y concisos sobre la realización de una determinada actividad realizada en un periodo determinado dentro de la organización. Pero para ser redactado, se debe tener presente lo siguiente:

Hoja membretada

Como se trata de un documento formal, debe ser elaborado en las hojas membretadas que utiliza la empresa. En caso de no disponer de ella, se debe anexar al texto un cintillo que contenga la información básica de la empresa.

Orden y estructura del informe de trabajo

Las ideas que se quieren transmitir, deben presentarse en orden y siguiendo una estructura. No existe una regla que indique la estructura que debe contener el informe con respecto al orden de presentación de la información, es de tu libre elección. Si el informe es muy extenso, la recomendación es dividirlo en capítulos y siempre apóyate con subtítulos.

Información incluida en el reporte de trabajo

La información que se incluye en un informe de actividades suele ser muy diversa, puesto que se reportan más de dos actividades. También es posible encontrase con informes generales o específicos, es decir, uno lo presenta el director general por ejemplo y el específico puede ser elaborado por el encargado o director de un departamento determinado.

Estructura

Para organizar el informe, este debe tener una estructura. Una fórmula genérica sería de acuerdo al siguiente orden:

  1. Resumen ejecutivo: se ofrece un resumen sobre el contenido o puntos principales del informe. 
  2. Introducción: en ella se explica el contenido y estructura de la información suministrada, así como los medios mediante los cuales se ubicó la información.
  3. Cuerpo: Es donde se hace la explicación detallada sobre la información contenida en el informe. Puede ser divido en capítulos o subsecciones si es muy extenso o es mucha la información proporcionada.
  4. Conclusión: es donde se explica los resultados obtenidos de acuerdo a las actividades que se hayan realizado o se ofrece la interpretación de la gestión. Se pueden añadir recomendaciones que sirvan para mejorar o potenciar los logros alcanzados dentro del departamento u organización en general.
  5. Apéndice: Si tienes elementos gráficos que añadir, como tablas, cuadros e imágenes, estos deben ser añadidos en este apartado.

Pasos para redactar un informe

Sigue los pasos que te dejamos a continuación, para redactar un informe o reporte de trabajo.

  • Escribe el título del informe.
  • Indica el período de tiempo en que se realizaron las actividades.
  • Indica los datos de identificación, es decir, tus nombres y apellidos, el departamento y el puesto que ocupas.
  • Define las actividades que has realizado. Incorpora detalles como; los motivos por los cuales se realizó la actividad, cal era el objetivo de la misma y si lo planificado se realizó satisfactoriamente o se cumplió con el objetivo pautado.
  • Explica la forma en que la empresa se ha beneficiado con la realización de una actividad o campaña.
  • Firma el reporte y solicita al destinatario del informe, que te firme una copia de recibido.

 ¿Qué es un informe de trabajo?

Es un documento formal, cuya finalidad es informar a los superiores o subordinados, sobre las actividades o proyectos que se han desarrollado o se pretenden desarrollar dentro de la empresa o institución durante un tiempo determinado.

Son elaborados por los responsables de los departamentos o por el gerente general dependiendo de quien y que quiere comunicar o informar. Pero en cualquiera de los dos casos, debe ser firmado por el director o gerente general de la organización.

Los datos que más se incluyen son; registro de producción, resumen de ventas y compras, alcances de las estrategias de marketing, mejoras en la línea de producción, detalles del presupuesto, avances y logros de los objetivos institucionales y cualquier otro solicitado por la gerencia.

Lo más común, es que este tipo de informe, sea dirigido hacia los gerentes y responsables de los departamentos. Y del mismo modo, hacia los socios, accionistas y demás interesados superiores de la empresa.

Importancia de los informes de trabajo

Son muchas las razones por las cuales se elabora un informe de actividades. La más común es para  que los líderes o jefes, estén enterados de la situación de la empresa o de los avances y logros que se han venido obteniendo.

Otra razón tiene que ver con las dificultades y obstáculos que se han presentado y que interfieren con el cumplimiento de los objetivos institucionales.

Esta información permite que los encargados, jefes superiores, accionistas, inversores y socios, tomen las decisiones que continuarán favoreciendo al desarrollo de la empresa o de la institución.

Consejos para escribir un reporte de actividades

Siguiendo los consejos que te dejaremos en este apartado, podrás escribir el mejor de los reportes.

Ortografía y gramática

Se trata de un documento formal dirigido a los jefes y socios por ende, las faltas de ortografía no son permitidas. Del mismo modo la incoherencia de las ideas no van a permitir comprender la información que se desea transmitir.

Precisión y claridad

La información suministrada debe ser clara, precisa y concisa, así los destinatarios podrán comprender el contenido del informe.

Información ordenada

Este es otro punto que permitirá comprender al destinatario lo que se le desea comunicar. La información o datos aportados en el informe deben ser presentados siguiendo un orden y una secuencia cronológica.

Elaboración a tiempo

Realizar un informe de trabajo requiere de tiempo, puesto que se debe organizar la información y ubicar los datos que son necesarios para comprobar lo que se comunica. Por ello debes concentrarte y evitar perder tiempo valioso. Lo ideal es que un informe de este tipo, sea entregado a la brevedad posible a menos que se te indique una fecha exacta de entrega.

Ahora bien, hemos llegado al final de la entrada. Esperamos que el contenido que hemos preparado para ti, sea muy útil y te permita redactar un informe de actividades o trabajo de forma adecuada. 

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