Cómo redactar un correo formal

Los correos electrónicos son una excelente herramienta de comunicación directa que sirven para tratar tanto aspectos informales con amigos y familiares; como para abordar situaciones formales relacionados con el ámbito laboral.

Los emails formales pueden estar dirigidos a clientes, compañeros laborales, pero también son utilizados para la captación de nuevos clientes, para promocionar productos o servicios, para definir líneas estratégicas dentro de las empresas y mucho más.

En el caso específico de los emails formales, estos van dirigidos a personas con las que no tenemos confianza, por lo que para su redacción se emplea un lenguaje respetuoso, conciso y que abarque un punto específico

Paso a paso para redactar el correo formal

Ya sabiendo la importancia que tienen los correos electrónicos dentro del mundo laboral, es importante resaltar que para escribir un correo formal efectivo, que ofrezca la información que queremos transmitir, y que el mismo llegue de la manera más oportuna, hay que tener en cuenta algunos aspectos que son importantes:

  • Escribe la dirección correcta: No olvides que si el mensaje no es enviado a la dirección correcta no habremos hecho nada.
  • Utiliza el asunto: El asunto es un abreboca del resto del contenido de la misiva, no lo dejes en blanco, ni divagues en él. Escribe justo el asunto que se abordará en el resto del mensaje.
  • Con Copia a: Si es necesario que el mensaje llegue a varias personas no dudes en enviar una copia. Esta es una manera excelente para almacenar la información, e incluso para tener testigos de que la información fue enviada.
  • En cuanto a la redacción del correo electrónico, el mismo debe tener una estructura, no solo se trata de escribir información por escribirla.
  • Comienza con un saludo: No olvides el trato respetuoso y formal, así que el receptor del mensaje debe estar bien definido, aun cuando sepa que es para él, ya que está en la dirección electrónica.
  • Preséntate: Si el o los receptores a los que llegará el mensaje no te conocen es el momento para presentarte. Si tu empresa está ofreciendo un servicio o producto, puedes dar el nombre de tu empresa, la experiencia que tienes dentro del mercado, claro que no es momento de excederte, en este paso debes ser breve.
  • Cuerpo: es la parte del escrito en la que se expone la razón que te lleva a comunicarte. Aquí deberás exponer los motivos por los cuales escribes el correo, si se trata de entregar un presupuesto, un balance, invitar a una reunión, o cualquier otro motivo que te lleve a redactar el correo formal.
  • Cierre o despedida: Ya que has dejado el mensaje que quieres comunicar, lo único que te resta es despedirte. También se trata de una frase breve.

Ejemplos de redacción de un correo formal perfecto

Si has llegado hasta aquí y aún no has despejado las dudas de cómo escribir un correo electrónico formal de manera efectiva, en este artículo hemos pensado en todo.

Por lo que te dejamos un ejemplo que te ayudará a cumplir con tu objetivo de la mejor manera.

Asunto: Información de acto de grado.

Saludos estimados graduandos de la promoción XXX

El próximo 20 de agosto de 2020, a las 9.00 am, tendremos una reunión en la que se dará a conocer la fecha del acto de grado correspondiente a la promoción XXX, y la misa de acción de gracias.

Otros puntos que se abordarán en la reunión serán los precios de los paquetes de grado, y las actividades relacionadas para el cierre del curso.

Esperamos contar con su presencia.

Atentamente,

María Gómez

Coordinadora académica

Correo: [email protected]

Cel:(000) 12-34-56

Asunto: Invitación a exposición de arte.

Saludos Licenciado Vicente López

La presente es para invitarle a usted a la inauguración de la exposición de arte que lleva por nombre: XXX, la cual se celebrará el próximo 20 de agosto a las 9.00 am, en el Centro de Artes XXX.

Esperamos contar con su presencia en nuestro acto.

 

Atentamente,

María Gómez

Gerente de Relaciones Públicas

Correo: [email protected]

Cel:(000) 12-34-56

Cuida aspectos de la escritura

Así como cuidas de tu apariencia física al momento de reunirte con socios comerciales, aliados, clientes o cualquier persona relacionada con tu negocio, al momento de enviar un correo electrónico debes cuidar tu ortografía. Recuerda que el correo electrónico es tu carta de presentación.

Igualmente recuerda hacer un uso adecuado de los signos de puntuación. A diferencia de un mensaje informal, en el que el redactor recurre al uso de signos de exclamación, de interrogación y a emoticonos, en un correo formal solo debes hacer uso de los signos de puntuación que corresponden.

Si tienes dudas no dudes en recurrir al corrector del ordenador, o incluso consulta en línea. 

Un correo que tenga errores en la ortografía o en los signos de puntuación podría dejarte mal parado y restarte seriedad. 

Lee bien la información antes de enviarla

Una vez que tu email esté listo para ser enviado, resiste a la tentación de presionar el botón si aún no te has tomado tu tiempo para hacer una lectura minuciosa del contenido.

Muchas veces asumimos que el mensaje está listo y no nos tomamos un momento para leer lo que hemos escrito. Evita al máximo los errores con solo un paso: relectura.

En este paso puede resultarte útil para verificar fechas, horas y datos en general, así te evitarás algunos dolores de cabeza.

Toma en cuenta los siguientes aspectos antes de enviar un correo formal

Otros aspectos que debes tomar en cuenta al momento de enviar un correo electrónico formal son los archivos adjuntos, ya que muchas veces la información que enviamos estará complementada con algunos archivos adjuntos.

Si fuera tu caso debes cuidar no excederte en el uso de los archivos, a menos que sea realmente necesario.

Escoge bien la información que debes compartir. Opta por archivos completos, para evitar que debas adjuntar varias veces los mismos datos, o peor aún que debas enviar varios correos para abordar un solo tema.

Además de los archivos adjuntos, es importante que revises también la dirección electrónica desde donde enviarás el correo. Muchas veces las personas contamos con un correo electrónico personal, y uno formal o empresarial.

Si tienes ambas cuentas configuradas en tu ordenador o en tu dispositivo móvil, asegúrate de que estás enviando la información desde la cuenta adecuada.

No olvides que siempre puedes recurrir a plantillas preestablecidas, de este modo podrás ahorrar tiempo en el envío de los correos. Si trabajas con plantillas asegúrate de que estén personalizados y adaptados a cada situación particular.

Deja un comentario