Cómo redactar un acta de reunión

Gracias por leernos, en este artículo te mostraremos cómo redactar un acta de reunión correctamente.

En todo equipo de trabajo o junta directiva de cualquier institución, deben existir varios representantes que dirijan cada asamblea o cada reunión y en ella se debe llevar a cabo un documento infaltable e infalible para tratar de consignar los acuerdos viables y concretos de la  reunión.

El acta de reunión es lo más importante y debe redactarse al momento de dicha reunión, debe ser un documento muy sencillo, allí es donde quedan reflejadas todas las memorias de todo lo que pase y todo lo que se diga en la reunión, de los acuerdos más importantes a los que se llegue, de lo que se apruebe o no se apruebe, nada se debe omitir. Básicamente estas actas las maneja el secretario con todas sus formalidades esenciales.

El acta de reunión

El acta etimológicamente hablando, proviene del latín que significa ACTA y en plural ACTUM, es una redacción de hechos y argumentos escritos a manera de comunicación escrita de lo tratado en una junta, reunión o asamblea.

Si se hace una definición, se puede decir que, es un documento en el cual se reservan y se trascriben todo tipo de acontecimientos acuerdos y decisiones de una sesión o una asamblea de un conjunto de personas. Estas pueden ser de carácter ordinario o extraordinario.

Reunión ordinaria

Las reuniones ordinarias son las que realizan periódicamente y bajo un cronograma.

Reunión extraordinaria

Las reuniones extraordinarias son las que se realizan de forma repentina, es decir con un llamado de carácter de urgencia.

El redactor del acta

La persona encargada de redactar todas las actas es el secretario o secretaria y lo realiza bajo un libro de actas foliado y a su vez debe estar previamente legalizado, bien sea por un escribano o por un notario.

Tipos de actas de reunión

Acta de acuerdo: Esta es un acta de conciliación bajo el apersonamiento de las dos partes a negociar, o las que van a llegar a un acuerdo entre ambas partes.

Acta de transacción: Esta acta se ejecuta cuando un ciudadano va a transferir algunos bienes hacia otra persona, se debe levantar un acta debidamente estipulada.

Acta de comparendo: Este tipo de actas se realiza cuando debe hacerse una comparecencia judicial, donde la parte acusada como la parte afectada se presentan ante un juez, se levanta un acta, a fin de instaurar dicho proceso.

Acta de inspección: Cuando una persona tiene algún tipo de responsabilidad de fiscalizar una determinada labor, el encargado al haber cumplido dicha tarea debe realizar un acta muy sencilla describiendo la culminación de su diligencia.

Acta de constitución: La misma se da cuando un determinado número de personas han elegido una asociación.

Partes del acta de reunión

1.-Encabezado del acta

1.1.-Nombre de la entidad

1.2.-Número de la sesión

1.3.-Fecha de la sesión

1.4.-Lugar

1.5.-Hora

1.6.-Nombre de quien preside la reunión o ¿Quién está dirigiendo la asamblea?

1.7.-Nombre del secretario(a)

1.8.-Nombres por parte de los concurrentes o ¿Quiénes están reunidos?

1.9- ¿Para qué? y ¿Por qué están reunidos?

1.10.-Número de asistentes (cuórum)

1.11.-Se consigna lo aprobado o lo modificado en el acta anterior.

2.-Cuerpo del acta

2.1.-Despacho; se esclarece o se da lectura de los documentos consignados y recibidos, o  que se han podido hacer en la presente asamblea.

2.2.-Informe; este viene a ser los puntos que ya se han tratado, tanto del que preside como de los miembros que informen previamente, es decir en esta parte se retoman los puntos de la asamblea anterior, que se han podido tener en cuenta.

2.3.-Pedido; aquí se consignan el nombre y el asunto de los que la laboran, se trabaja lo que nace en el momento de la agenda que se está llevando.

2.4.-Orden del día; Se expone y se fundamentan los pedidos, se somete al debate y se aprueba o se rechazan los temas, que están en materia de discusión.

2.5-Desarrollo de la sesión; luego de enumerar los puntos del día, todos los ciudadanos copartícipes de la asamblea, fijan sus diversas peticiones, a fin de que, los mismos vayan a la orden del día y consecutivamente al debate, con el objeto de ser aprobados o rechazados según sea el caso.

2.6.-Manifestación de acuerdos; se plasma de forma resumida, las alianzas que se han concertado en la reunión, a fin de ser brevemente redactadas de forma objetiva todas las decisiones tomadas por los asistentes. Es de suma importancia en este punto concretar: las fechas de entrega,  los acuerdos, las funciones y responsabilidades de los asistentes.

3.-Termino del acta

Se cierra el acta redactada con la firma de todos los asistentes. Siempre se debe tener en cuenta que no se debe realizar bajo ningún concepto el acta fuera de la asamblea. Además nunca se debe dejar el acta abierta, y por último se recomienda guardar una grabación de audio.

4.-Anexos

Este punto es absolutamente opcional.

Aplicaciones para realizar un acta de reunión

Los adelantos especializados en materia de informática nos han facilitado nuestra vida profesional, para que sea más digerible y fructífera. En la actualidad existen diversas apps que nos podrían ayudar a reorganizar la información recaudada en la reunión, suministrando el compendio de testimonios y aportando un formato más sensorial e intuitivo.

Estas apps no solo son ventajosas para poseer toda la información necesaria en forma de modelo de acta de reunión, sino que socorren para la oportuna asignación de labores con tu equipo de trabajo y además te puede ayudar a compartir el documento de una forma rápida y cómoda a todos los involucrados e interesados. Un prototipo de estas aplicaciones que ofrecen un padrón para crear actas de reuniones es MINUTES.IO.

Ejemplos de actas de reunión

A continuación se ejemplifican dos modelos de acta reunión:

Junta de Condominio Conjunto Residencial los Flamingos

Sesión N. °35

Ciudad, 19 de agosto de 2020

Sala de junta 8:00 p.m.

La junta celebrada el día de hoy, miércoles 19 de agosto de 2020 a las 8:00 p.m. en la sala de juntas, con motivo de dos casos puntuales, en lo que se refiere a la seguridad del Conjunto Residencial Los Flamingos, contó con la presencia de mi persona María Sánchez secretaria, el administrador, el presidente de la junta de condominio y  (30) Treinta propietarios residentes del conjunto.

La reunión se desarrolló de acuerdo a la orden del día, duro 2 horas, tiempo en el que se debatieron los dos puntos principales a tratar, en lo que se debió revisar actas previas de diversos acuerdos, en otras reuniones.

El primer punto se trata de la reja de protección de la piscina, para mayor seguridad al ingreso de la misma, por parte de jóvenes y niños residentes.

El segundo punto se refiere a la empresa de seguridad, contratada por la administración, debido a que se han presentado unos robos en algunos apartamentos.

 En esta reunión se llegó a  la conclusión, por decisión unánime que se va a construir de manera inmediata, la reja de protección para piscina y se va a buscar otra alternativa en cuanto a la empresa de seguridad.

Siendo las 10:00 p.m. se dio por terminada la reunión.

En constancia firman, todos los presentes.

Ejemplo de acta de reunión en Word para descargar

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