Cómo redactar los alcances de un proyecto

Si estás en medio de una investigación, eres gerente de un proyecto y te preguntas cómo redactar los alcances de un proyecto o peor, tu tutor te ha devuelto el trabajo para corregirlo, sigue leyendo y aprende a definir bien el alcance. Es más sencillo de lo que parece.

El alcance de un proyecto consiste en definir de forma clara e inequívoca las metas y las tareas necesarias para lograr la culminación exitosa del mismo.

Se debe incluir la magnitud del problema a resolver, los objetivos y los resultados a alcanzar.

Fundamentalmente porque todas las actividades que conforman el proyecto o las fases se enfocarán a lograr el objetivo, por lo que los recursos, términos, costos y tareas que se requieran tomar en cuenta en el plan, dependen de este.

Si bien redactar un enunciado del alcance de un proyecto parece prudentemente simple, elaborarlo como corresponde no es tan sencillo.

Debe ser breve y concreto, no debe permitir generalidades, pues provocaría variadas interpretaciones, esto acarrearía contrariedades con el tiempo.

Claves en la redacción del alcance de un proyecto

La interrogante más retadora para los directores responsables de la gestión de proyectos de cuando se redactan los alcances es determinar el número de detalles a introducir en el texto.

Se debería detallar específicamente las respuestas a las siete preguntas claves

  • ¿Qué es el proyecto?, Descripción general de los que acontece y que se obtendrá
  • ¿Quién certifica qué?, Establecimiento de la estructura y jerarquías de mando
  • ¿Cómo se cumplirá el propósito? Dirección, etapas y actividades
  • ¿Qué productos se obtienen?  Logros y resultados
  • ¿Cuándo se culminará? Temporalidad: cronograma de tareas y los límites
  • ¿Cuánto costará? Presupuesto estimado y cronograma de pago
  • ¿Qué debe incluirse? Eventualidades no programas

Los detalles deben ser suficientes para la toma de decisiones efectivas con mínimo de incertidumbre, debe ser también flexibles que permita la maniobra en caso de que se requiera incluir nuevos eventos o tareas.

Son raras las ocasiones que conocemos puntualmente de cómo se comportará un proyecto en su inicio, por lo que detallarlos excesivamente, no solo amerita lapso para hacerlo, sino lograr su conformidad.

En consecuencia, resultará arduo gestionarlo y quedan cerrados los caminos para desarrollar los imprevistos.

Por ello, se busca la armonía para asegurar que lo expuesto en el alcance se ratifique en el menor tiempo y que las interrogantes formuladas cubran las presuntas áreas confusas.

Una pregunta frecuente, ¿Cómo se cuantifica el número de detalles a redactar?

Si se piensa que podrían presentar dudas o discrepancias acerca de lo expresado en el enunciado del alcance, eventualmente deberías detallar más.

Hay que tener en cuenta que cuando los proyectos aparecen las dificultades, lo primero a lo que se hace referencia es a lo expresado en la redacción del alcance.

Por lo que, si crees que no está lo adecuadamente detallado, añade todas las particularidades que permitan estar seguros.

En las discusiones que requieran mostrar el enunciado para conocer algún detalle, debes asegurarte que se contemplarán todos los eventos propios del proyecto y hasta los imprevistos.

Redacción del Contenido

La redacción responsable establece los siete pasos básicos, a cumplir con el objetivo de lograr escribir el enunciado del alcance del proyecto:

  1. Colocarlo en el contexto adecuado

Es conveniente formular el proyecto, delimitar su tamaño. Demarcar el propósito de los procesos involucrados, tomando en cuenta la flexibilidad que le permita su crecimiento, sin salirse del contexto.

Los proyectos tienden a evolucionar y necesitas una herramienta de control.

  1. Planificación como instrumento de control

Establece un plan de trabajo para controlar el contenido del enunciado; explica cada elemento que constituye el proyecto y cómo lo desarrollamos.

Establece las herramientas útiles para obtener los resultados, elabora la cadena de procesos en orden de ejecución e importancia, para que así puedas articular claramente con todos lo elementos involucrados.

  1. Detalles concisos y concretos

Incluye lo importante y lo que conoces. Elabora un enunciado para un proyecto, destacando el objetivo y las actividades primordiales.

Presenta el proyecto dividido en fases y las metas a alcanzar, de manera secuencial en el tiempo, desarrollando cada fase en la medida que progresa el proyecto.

  1. Específica al máximo

Tanto detalle como haga falta y tanta generalización como sea necesario. Determina el tamaño del proyecto. Merma el riesgo por interpretación, concretando el alcance del trabajo a realizar y establecer las métricas para su control.

Instituye que los cambios mayores tienen tiempo estipulado, pasado este, cualquier cambio no discutido, se considerará fuera del alcance del proyecto.

  1. Establece expectativas viables

Usa los enunciados del alcance del proyecto en la explicación de lo que se espera y recuerda los acuerdos son sagrados, así se podrá ejecutar fielmente el proyecto. Los convenios son parte primordial del control son las reglas básicas.

  1. La simplicidad es clave

El texto redactado debe ser breve. No por ello, debe carecer de sentido. Utiliza la terminología adecuada. Un léxico consistente evita confusiones y verifica que sea cómodo de deducir y comprender.

  1. Difundir lo acordado

Verifica que la mayoría de los participantes conozcan los detalles del proyecto. De igual manera consérvalo a la mano y maneja los pormenores.

Cerciórate de que los actores involucrados manejen claramente el tema tratado, el contexto y los límites, proporcionando elementos de control útiles durante el desarrollo del plan.

Control de la redacción del alcance

Se han establecido metodologías para tener control sobre la redacción del alcance, por ello es significativo rememorar que este es semejante a un objetivo. Por lo que este debe hacer seguimiento con criterios profesionales

La redacción del alcance tiene que cumplir con reglas muy importantes, debe ser específica, clara y sin ambigüedades, de la misma forma debe ser cuantificable.

Por ello es conveniente definir parámetros medibles (métricas) que permitan valorar el progreso y el logro de las metas propuesta.

De la misma forma la redacción debe ser veraz y buscar la forma que viabilice el logro del proyecto y su posibilidad técnica y financiera y al igual que todo proyecto debe tener fechas topes para la entrega.

La relevancia de precisar el alcance de un proyecto

Tan significativo como el proyecto en sí, es la redacción de su alcance, este es el mapa de navegación del proyecto y permitirá alcanzar los objetivos formulados dentro del contexto establecido, con los recursos requeridos y en el tiempo previsto, para la satisfacción de todos actores involucrados.

Deja un comentario