Cómo escribir una nota de pedido

Las notas de pedidos permiten realizar de forma ordenada, específica y directa una solitud, dejando saber con precisión y de manera formal, los requerimientos que se necesitan cubrir por parte de un establecimiento, para seguir funcionando y realizando sus procesos.

La nota de pedido, es uno de los tipos de carta comercial más efectivos para la comunicación entre empresas o particulares con el fin de satisfacer distintos requerimientos de origen material o técnico, a través de una negociación, comúnmente de compra-venta.

¿Por qué hacer una nota de pedido?

Las notas de pedido además de proveer a una empresa de los recursos y materiales de orden técnico que requiere para seguir funcionando, les permite manejar el inventario de forma más efectiva, y planificar con anticipación los pedidos, con claridad, evitando así confusiones en sus tipos, cantidades y formas de pago.

¿Cuáles son las partes de una nota de pedido?

  1. Identificación, incluye los datos de la empresa y el responsable solicitante.
  2. Saludo, da aperturar formal a la nota.
  3. Introducción, explica de forma breve que se hará un pedido.
  4. Cuerpo, detalla los insumos y materiales que son requeridos, sus colores, cantidades, marcas, y cualquier característica que ayude a diferenciarlos de otros del mismo tipo.
  5. Confirmación, refiere el método de entrega y sistema de pago de los insumos solicitados.
  6. Despedía, cierra la nota, incluye la firma del responsable y el sello de la parte solicitante.

10 claves para redactar una nota de pedido

  1. Redacta en tono formal y respetuoso.
  2. Especifica  los tipos, modelos y cantidades por separado de los distintos insumos que se requieren.
  3. Identifica la empresa solicitante de manera completa, si tiene logo este debe ser incluido, al igual que la dirección, números de contacto y correo electrónico.
  4. Detalla el responsable de la solicitud, coloca sus nombres y apellidos, además del cargo que ocupa en la empresa solicitante.
  5. Aclara la fecha de la solicitud, coloca fecha, mes y año.
  6. Identifica el destinatario, el responsable de la empresa a la que se realiza el pedido puede o no aparecer, pero el nombre de la empresa proveedora debe aparecer claramente.
  7. Coloca la forma de cancelación del pedido, ya sea pago en efectivo, depósito bancario, trasferencia, cheques o notas de crédito.
  8. Incluye un cuerpo o texto, explicando la urgencia del despacho es una opción cuando se trata de pedidos inusuales en fechas y cantidades.
  9. Cierra la nota de forma cordial, con una breve despedida y fírmala, agrega el sello de la empresa o departamento, colócalo cercano a la firma como responsable.
  10. Realiza las notas de pedido por duplicado, para que forme parte de tus archivos de solicitudes, y puedas verificarla información enviada de ocurrir algún error.

¿Qué considerar antes de redactar una nota de pedido?

  • Organiza todo el requerimiento que vas a solicitar, no dejes nada por fuera.
  • Formula las especificaciones de forma clara, marca, color, tamaño y cantidad, así evitas recibir lo que no deseaba adquirir pero solicitaste por equivocación.
  • Aclara la forma de envío si la empresa que realiza el despacho tiene varias, haz lo mismo con el método de pago.

Ejemplo de nota de pedido

Nota de pedido de materiales de papelería y oficina

Estudio Contable Morrón, Riera y Asociados.

Calle Robles, Número 645, Col Asunción. Santa Rosa de Lima, 25 de Octubre de 2018.

Atte. Lcdo Luis Velasco. Gerente de Insumos.

Respetado Señor Mío:

Agradeciendo su amabilidad al haber enviado respondiendo a la solicitud previa de mi parte, el listado de insumos de papelería y materiales de oficina, disponibles en “Materiales de Oficina Casco y Casto”, los mismos son de gran interés para nuestra firma.

Por tal motivo, solicito tenga presente esta misiva como pedido formal de los siguientes materiales, especificados en la lista enviada, requiero los mismos sean enviados a través de carga terrestre como hemos convenido en oportunidades anteriores:

  • 5 cartuchos de Tóner de Negro Nº 2836, marca “In-jett”.
  • 2 cartuchos de Tóner de Color Nº 2837, marca “In-jett”.
  • 20 resmas de papel blanco de tamaño carta, marca “Andinos”.
  • 5 cajas de bolígrafos trasparentes de tinta negra, marca “Tinta del Conocimiento”.
  • 3 cajas de bolígrafos transparentes de tinta azul, marca “La Pluma”.
  • 8 cajas de lápices de grafito, marca el “El Negrito”.
  • 4 cajas de corrector líquido para bolígrafos, marca “La Lechita”.
  • 2 Caja de borradores blancos, marca “Maya”.
  • 4 cajas de clips mariposas, marca “Hierrito”.
  • 3 cajas de grapas corrugadas, marca “Atrápalos”.
  • 3 cajas de grapas lisas, marca “Atrápalos”.
  • 2 Cajas de resaltadores surtidos, marca “Mi-Color”

El pago de los anteriores materiales de papelería y oficina, se realizará de la manera habitual a través de transferencia interbancaria, una vez se haya recibido el pedido.

Muy agradecido de su atención y disposición, le saluda atentamente a usted.

(Firma)

Lcdo.: Luis Velasco Evaristo García Gómez

Telf de contacto: 0478-0911333

Email: [email protected]

La nota de pedido es un documento comercial utilizado, por las empresas y comercios para que los clientes puedan hacer solicitudes y pedidos de materiales e insumos de los que necesitan proveerse, también se usa para solicitar servicios especializados, son una excelente herramienta para la organización y administración de los recursos materiales de las empresas.

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